疫情之下,眾多企業(yè)在“在線辦公,遠(yuǎn)程協(xié)同”的理念指導(dǎo)下積極探索辦公新模式,彈性工作制、居家辦公等熱詞層出不跌,“遠(yuǎn)程辦公”再一次被推上了時(shí)代的風(fēng)口浪尖。對(duì)于很多人來說,遠(yuǎn)程辦公仍然是一個(gè)陌生的概念,但是在科技發(fā)展高速流通的時(shí)代大背景下,“以腦力和創(chuàng)意為主的工作,已經(jīng)有足夠的方法論和基礎(chǔ)設(shè)施,讓遠(yuǎn)程工作的效率不比傳統(tǒng)模式差,有時(shí)候甚至能有更好的產(chǎn)出?！边x擇合適的遠(yuǎn)程辦公方法,往往會(huì)讓企業(yè)任務(wù)的開展事半功倍。

遠(yuǎn)程辦公,無可置否,對(duì)國家疫情攻堅(jiān)戰(zhàn)的成功至關(guān)重要。有效的自我隔離不僅可以防止疫情的傳播,而且在更大程度上,遠(yuǎn)程辦公意味著我們?cè)诩乙部梢詭椭?jīng)濟(jì)復(fù)蘇,企業(yè)也好,個(gè)人也罷,我們每個(gè)人其實(shí)都在以自己的微薄之力為戰(zhàn)勝疫情而做出貢獻(xiàn)。

但遠(yuǎn)程辦公,并不像是字面上那么簡單。管理溝通效率的下降、文件協(xié)作的困難增加、面對(duì)面溝通交流機(jī)會(huì)的缺失…甚至于如何調(diào)控團(tuán)隊(duì)氣氛、驗(yàn)收工作成果,乃至做好疫情期間員工健康的管理都是我們作為企業(yè)HR必須要思考的問題。因此,遠(yuǎn)程辦公的成功,除了以高效為關(guān)鍵詞,解決及時(shí)性、方便性、安全性等需求也是必不可少的。

1

對(duì)于員工而言,要想提高遠(yuǎn)程辦公效率,保持日常工作儀式感是前提。無論是企業(yè)主還是普通員工,遠(yuǎn)程辦公其實(shí)就是真正的辦公。很多人認(rèn)為穿著睡衣很舒服,甚至于穿著睡衣吃完早飯,帶著電腦回到床上,就開始了遠(yuǎn)程辦公的新一天生涯。但這樣的狀態(tài)會(huì)讓我們特別容易分神,進(jìn)入不了工作狀態(tài)。

準(zhǔn)時(shí)起床,穿戴整齊,換上正常的工作著裝是一種儀式感,這會(huì)讓我們進(jìn)入正常的工作狀態(tài),提高協(xié)同效率。

2

遠(yuǎn)程辦公一定要選好辦公的位置,堅(jiān)決抵制在休息區(qū)域辦公。辦公有辦公的場(chǎng)所,休息有休息的場(chǎng)所,我們一定要把兩個(gè)位置區(qū)分開來。如果家中有書房,那么書房是我們最佳的工作場(chǎng)所。早上從臥室起床,穿戴整齊,準(zhǔn)備好工作資料,帶著平時(shí)上班背的包走進(jìn)書房就意味著我們一天工作的開始。在家中,書房的環(huán)境是最接近我們的辦公室的,它意味著我們要以“嚴(yán)肅認(rèn)真”的態(tài)度對(duì)待工作。居家辦公之時(shí),很多人喜歡躺在床上拿著筆記本辦公。但實(shí)際上,臥室的氛圍更符合我們對(duì)休息場(chǎng)所的定義,這不僅會(huì)在潛意識(shí)里暗示我們“應(yīng)該休息了”,更嚴(yán)重的是,長期以往,這樣的姿勢(shì)還會(huì)對(duì)我們脊椎造成損害。我們沒有被肺炎病毒擊垮,卻被不正確的遠(yuǎn)程辦公姿態(tài)壓彎了脊梁。

3

遠(yuǎn)程辦公需要保證正常的上班時(shí)間, 在工作與休息之中劃分明確的界限。在公司上班之時(shí),準(zhǔn)時(shí)打卡意味著工作時(shí)間的開始、休息時(shí)間的結(jié)束。居家遠(yuǎn)程辦公,沒有HR的監(jiān)管,沒有管理人員的督促,這對(duì)我們的工作自覺性與專注性都提出了極大的挑戰(zhàn)。在遠(yuǎn)程辦公的無人監(jiān)管模式下,很多沒有自控力的人每天睡到十點(diǎn)起床是常態(tài),甚至于工作著工作著就躺到了沙發(fā)上小憩一會(huì)兒,造成了“工作五分鐘,休息一小時(shí)”的工作新時(shí)間。

遠(yuǎn)程辦公實(shí)際上沒有改變我們的工作時(shí)間段,它只是讓我們的工作地點(diǎn)從公司轉(zhuǎn)移到了家,僅此而已。清晰的區(qū)分工作與休息時(shí)間,不僅可以讓工作更高效,而且可以有利于勞逸結(jié)合。正常的工作時(shí)間是我們高效工作、協(xié)同合作的前提。規(guī)范遠(yuǎn)程辦公時(shí)間,準(zhǔn)時(shí)打卡上班、打卡下班也是增加員工凝聚力的一劑良藥。

在家辦公的狀態(tài)下,專注力很容易收到影響,我們很有可能拿起手機(jī)刷刷新聞就脫離了原有的工作狀態(tài)。因此,我們可以借助一些簡單的手機(jī)軟件來限定自己的工作時(shí)間。我們可以利用番茄鐘、forest種樹軟件,以半小時(shí)或是一小時(shí)為一個(gè)工作時(shí)間單位,把手機(jī)調(diào)成靜音模式,在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)專心工作。時(shí)間一到,可以適時(shí)的給自己十分鐘喝水、休息,短暫的放松之后,再進(jìn)入新一輪的工作環(huán)節(jié)。

4

遠(yuǎn)程辦公的最大挑戰(zhàn)就是管理與溝通效率的下降,無法與其他人進(jìn)行面對(duì)面的交流很有可能導(dǎo)致信息傳遞的不暢。無論是企業(yè)主與員工之間的溝通,亦或是員工與員工之間的溝通,基層與管理層的對(duì)接都存在著信息變質(zhì)或信息錯(cuò)誤的問題,這不僅對(duì)員工的工作效率有著惡劣的影響,也在極大程度上威脅著企業(yè)績效,對(duì)企業(yè)的日常管理提出了挑戰(zhàn)。與此同時(shí),溝通中信息量的大量缺失也對(duì)任務(wù)指令的精確性提出了極高的要求。

(1)因此,在遠(yuǎn)程辦公的工作新模式下,對(duì)于企業(yè)來說,在布置任務(wù)的時(shí)候,勢(shì)必要明確彼此的目標(biāo)與責(zé)任。任務(wù)分配的時(shí)候,我們不僅要明確任務(wù)的目的,還要對(duì)任務(wù)進(jìn)行的精準(zhǔn)的描述,完成的時(shí)限,任務(wù)成員的構(gòu)成都要精確到點(diǎn),精確到個(gè)人。除此之外,任務(wù)負(fù)責(zé)人要根據(jù)任務(wù)的時(shí)限,合理評(píng)估員工的完成時(shí)間,并且跟進(jìn)任務(wù)執(zhí)行過程中的問題,緊抓執(zhí)行結(jié)果。

(2)為了任務(wù)的有序開展,我們還可以建立部門協(xié)作群。日常上班過程中,我們可以面對(duì)面的與其他同事進(jìn)行溝通交流,當(dāng)面?zhèn)鬟f文件、商討任務(wù)解決措施,但是在遠(yuǎn)程辦公的情況下,我們所面對(duì)的只是書房安靜的墻壁,及時(shí)而又準(zhǔn)確的線上溝通在此刻發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。在工作時(shí)間里,任務(wù)負(fù)責(zé)人或是部門經(jīng)理可以在群里發(fā)布任務(wù),及時(shí)監(jiān)控任務(wù)完成進(jìn)度與任務(wù)開展情況,成員也可以就任務(wù)執(zhí)行過程中的問題與團(tuán)隊(duì)成員進(jìn)行線上交流,增強(qiáng)工作效率。

(3)與此同時(shí),我們還需要明確每日的任務(wù)溝通時(shí)間,建立固定的溝通機(jī)制。遠(yuǎn)程辦公的最大缺點(diǎn)就是無法保證溝通的有效性與及時(shí)性,看不見彼此的狀態(tài)勢(shì)必會(huì)增加溝通的困難,不及時(shí)回復(fù)消息也成了工作的一大難題。因此,作為HR,我們務(wù)必要明確每一項(xiàng)任務(wù)的完成時(shí)間。例如,我們可以規(guī)定,十分鐘之內(nèi)回復(fù)群消息,或是給某項(xiàng)任務(wù)明確完成時(shí)間。除此之外,企業(yè)內(nèi)部還可以采取一些固定的溝通機(jī)制。遠(yuǎn)程早會(huì)、晚會(huì)制度等不僅有利于工作的順利開展,而且可以讓團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者把握工作進(jìn)度,及時(shí)進(jìn)行工作內(nèi)容的調(diào)整。早會(huì)與晚會(huì)內(nèi)容還可以酌情進(jìn)行政務(wù)公開,方便企業(yè)內(nèi)部的協(xié)作。

工欲善其事,必先利其器。選擇合適的遠(yuǎn)程協(xié)作工具會(huì)讓工作的開展事半功倍。在這里,有幾個(gè)合適的軟件可以供企業(yè)參考。

對(duì)于及時(shí)類通訊工具而言,我們可以利用微信來進(jìn)行日常的及時(shí)跨部門溝通、主持網(wǎng)絡(luò)會(huì)議;

我們還可以利用釘釘來進(jìn)行每日打開、晚間復(fù)盤網(wǎng)絡(luò)會(huì)議。

對(duì)于文檔協(xié)作而言,石墨文檔與騰訊文檔都支持多人同時(shí)修改文檔,解決了部門集體方案的協(xié)作與修改。

在項(xiàng)目管理層面,我們還可以利用Teambition軟件,建立一個(gè)項(xiàng)目,不同部門的每個(gè)員工都可以圍繞這個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)行進(jìn)度的整理,內(nèi)容匯報(bào),共享彼此文件,減少了部門之間信息不對(duì)稱或者信息傳遞不及時(shí)的情況。

疫情之下,遠(yuǎn)程辦公,需要你與我的攜手并進(jìn)。

[超站]友情鏈接：

四季很好，只要有你，文娛排行榜：https://www.yaopaiming.com/
關(guān)注數(shù)據(jù)與安全，洞悉企業(yè)級(jí)服務(wù)市場(chǎng)：https://www.ijiandao.com/